Interprétations du Cadre de référence : enquête et investigation

1(a). Qu'est-ce qu'une enquête?

Une enquête est le processus qui consiste à examiner une allégation afin de déterminer :

Chaque établissement doit désigner une personne-ressource qui occupe un poste de cadre supérieur (p. ex. vice-recteur à la recherche, agent de l’intégrité en recherche) pour recevoir de façon confidentielle les demandes de renseignements, les allégations de violation des politiques et les renseignements liés aux allégations.

Une enquête peut être effectuée par une ou plusieurs personnes (le ou les enquêteurs). Il peut s’agir de la personne-ressource en matière de conduite responsable de la recherche désignée par l’établissement ou d’autres personnes qualifiées pour évaluer si l’allégation est réfléchie ou non. Le ou les enquêteurs peuvent, au besoin, chercher à obtenir les connaissances nécessaires relatives à la procédure ou au sujet pour évaluer l’allégation. Aucun enquêteur ne doit avoir de conflit d’intérêts, qu’il soit réel, potentiel ou apparent.

Pour assurer la confidentialité du processus, toute personne menant une enquête doit signer une entente sur la protection de la vie privée et la confidentialité avant d’entamer une enquête, à moins que la réalisation d’enquêtes ne fasse partie de ses responsabilités habituelles.

Les enquêtes doivent normalement être terminées dans les deux mois suivant la réception d’une allégation par l’établissement (Cadre de référence, section 4.4 d). Selon les circonstances et s’il reçoit une justification acceptable, le Secrétariat peut prolonger ce délai.

Une enquête peut se terminer sans procéder à une investigation si :

Dans toute autre circonstance, une investigation doit être lancée (voir la question 2 ci-dessous).

1(b). Quand et comment les établissements devraient-ils informer une personne qu'elle est visée par une allégation? (Nouveau)

Conformément à la politique sur la conduite responsable de la recherche (CRR) de l'établissement désigné, la personne-ressource CRR ou son délégué devrait, à la première occasion, informer une personne qu'elle est visée par une allégation, et lui communiquer la procédure à suivre. Si la politique ne définit pas en quoi cela consiste, ce moment est alors à la discrétion de la personne-ressource.

La méthode de communication est à la discrétion de l'établissement, soit par écrit, soit de vive voix (par téléphone, par visioconférence ou en personne). Dans ce dernier cas, la personne-ressource CRR est encouragée à effectuer, par écrit, un suivi avec la personne visée, en joignant la documentation pertinente (p. ex. un résumé de la conversation, une copie de l'allégation, des documents à l'appui, la politique sur la CRR de l'établissement et la procédure à suivre, et, au besoin, le Cadre de référence sur la CRR). Il s'agit également d'une bonne pratique d'informer la personne visée des exigences de reddition de comptes de l'établissement auprès des bailleurs de fonds, lorsqu'applicable.

2. Qu'est-ce qu'une investigation?

Une investigation est un processus systématique, mené par un comité d'investigation de l'établissement, visant à déterminer la validité d'une allégation. Elle consiste à recueillir des preuves relatives à l'allégation et à les examiner, et à prendre une décision afin de déterminer s'il y a eu violation d'une ou plusieurs politiques des organismes.

Les établissements doivent lancer une investigation dans un ou l'autre des cas suivants :

Le processus d’investigation accorde la possibilité aux plaignants et aux personnes visées d’être entendus en vue de déterminer la validité d’une allégation (Cadre de référence, section 4.3.4.b). Les parties ont ainsi en général des droits en matière d’équité procédurale en vertu de la politique de l’établissement sur le traitement des allégations. Les personnes visées ont aussi un droit de demander une révision à l’égard de la décision de l’établissement en cas de confirmation d’une violation de la politique.

Une investigation devrait être terminée dans les cinq mois suivant une enquête (Cadre de référence, section 4.4 d). Selon les circonstances, ce délai peut être prolongé si une justification acceptable est fournie au Secrétariat.

3. Comment le comité d'investigation d'un établissement doit-il être constitué?

Sur confirmation qu’une allégation est réfléchie et qu’une investigation est justifiée, l’autorité pertinente de l’établissement (p. ex. le vice-recteur à la recherche) ou son délégué met sur pied un comité d’investigation chargé de déterminer s’il y a eu violation.

Le comité d’investigation comprend des membres qui ont l’expertise nécessaire dans le domaine de la recherche en cause et qui n’ont aucun conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, ainsi qu’au moins un membre externe qui n’a aucun lien actuel avec l’établissement (Cadre de référence, section 4.3.4 c) ni avec aucune partie à l’affaire. La présence d’un membre externe est exigée pour assurer à la personne visée, au plaignant et à l’établissement une perspective impartiale et objective dans l’examen de l’allégation. Un membre externe peut aussi fournir l’expertise nécessaire en la matière.

Pour assurer la confidentialité du processus, chaque membre d'un comité d'investigation doit signer une entente sur la protection de la vie privée et la confidentialité, à moins que la réalisation d'investigations ne fasse partie de ses responsabilités habituelles.

4. Pourquoi les établissements doivent-ils faire rapport au Secrétariat?

Pour avoir le droit d’administrer des fonds de l’un des organismes, un établissement doit avoir des politiques qui sont conformes aux exigences minimales du Cadre de référence quand il traite toute allégation, quelle que soit la source des fonds en cause. Les établissements doivent faire rapport au Secrétariat afin que les organismes puissent faire preuve d’une diligence raisonnable à l’égard de l’utilisation de leurs fonds dans la conduite de la recherche et pour vérifier si les établissements respectent le Cadre de référence.

5. Quand les établissements doivent-ils faire rapport au Secrétariat?

a) Immédiatement, si l'allégation en cause concerne des activités qui sont financées par l'un des trois organismes fédéraux de la recherche (CRSH, CRSNG, IRSC) et qui pourraient comporter d'importants risques sur le plan des finances ou de la santé et de la sécurité, ou d'autres risques.
Le cas échéant, l’établissement doit immédiatement informer le Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche (Cadre de référence, section 4.4 a). Les organismes pourront ainsi déterminer si des mesures immédiates sont nécessaires (Cadre de référence, section 4.3.3 d).

b) À l'issue de toute enquête qui confirme une violation des politiques des organismes mettant en cause des fonds de l'un des organismes.
Les établissements disposent de deux mois suivant la réception d'une allégation pour remettre leur rapport au Secrétariat. Ce délai peut être prolongé si une justification acceptable est fournie au Secrétariat.

c) À l'issue de toute enquête, quelle qu'en soit la conclusion, au sujet d'une allégation qui a été portée à l'attention du Secrétariat.
Lorsque le Secrétariat est informé d’une allégation (p. ex. il a reçu une copie de l’allégation envoyée à l’établissement) (Cadre de référence, section 4.4 b), il ouvre un dossier. À la suite de l’enquête, l’établissement doit informer le Secrétariat par écrit s’il entame ou non une investigation, de sorte que le Secrétariat puisse soit classer le dossier ou attendre la conclusion de l’investigation. Le cas échéant, l’établissement doit transmettre son rapport d’investigation au Secrétariat.

d) À l'issue de chaque investigation concernant des fonds de l'un des organismes, quelle que soit la conclusion et peu importe si le Secrétariat a ou non été informé de l'allégation en cause.
L'établissement doit faire rapport au Secrétariat sur chaque investigation qu'il mène et qui met en cause des fonds de l'un des organismes, quelle qu'en soit la conclusion (Cadre de référence, section 4.4 c). L'établissement dispose de cinq mois après la fin de l'enquête pour mener une investigation et remettre son rapport au Secrétariat. Ce délai peut être prolongé si une justification acceptable est fournie au Secrétariat.

Un rapport d’investigation doit être transmis au Secrétariat seulement une fois que le processus de l’établissement est achevé, c’est-à-dire après la fin de la période pour demander une révision (si la personne visée ne demande pas une révision) ou à l’issue de la demande de révision.

Dans toute autre situation, les établissements ne sont pas tenus de faire rapport au Secrétariat.

6. Quels renseignements le rapport d'enquête ou d'investigation d'un établissement doit-il contenir?

Sous réserve des lois applicables, y compris les lois sur la protection de la vie privée, chaque rapport d'enquête ou d'investigation d'un établissement doit contenir les renseignements suivants :

Les rapports des établissements ne doivent pas contenir les éléments suivants :

Pour aider les établissements (et la ou les personnes déléguées par les établissements pour mener des enquêtes ou des investigations) à préparer leurs rapports, veuillez consulter les aide-mémoire facultatifs suivants :

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